Z důvodu co nejmenší administrativní zátěže je proces předkládání žádostí velmi jednoduchý. Žadatel si stáhne zveřejněný formulář žádosti přímo z internetu (www.msmt.cz – sport-dotace), viz vzor vyplněné žádosti. Vytištěný a podepsaný formulář žadatel zašle poštou na MŠMT – odbor sportu, a to včetně požadovaných příloh a také v elektronické podobě na CD či DVD nosiči (oskenované všechny zasílané písemné dokumenty). Mezi povinné přílohy patří úředně ověřené stanovy. U pobočných spolků, kde se využívají stanovy hlavního spolku, je možné přiložit pdf výpis z www.justice.cz. Dále je potřeba předložit potvrzení o přidělení IČO nebo výpis z „Veřejného rejstříku a Sbírky listin“, úředně ověřenou smlouva o zřízení běžného účtu a úředně ověřené usnesení nejvyššího orgánu spolku se jmennými zástupci spolku. Úředně ověřené dokumenty nesmí být starší než 3 měsíce.
Termín pro předkládání žádostí na rok 2016 pro program VIII je nejpozději do 13. listopadu 2015, rozhodující je datum podání žádosti na poště. Všechny potřebné informace jsou zveřejněny na internetových stránkách MŠM http://www.msmt.cz/sport-1/zverejneni-programu-viii.